Renée Vermeulen
Bestuurs- en organisatiecultuur laat zich niet gemakkelijk vangen
Bestuurs- en organisatiecultuur: van ongrijpbaar naar hanteerbaar
Bestuurs- en organisatiecultuur is één van de meest besproken én meest ontweken onderwerpen binnen organisaties. We weten dat het ertoe doet, we ‘voelen’ het dagelijks. Het is zichtbaar in de manier waarop mensen samenwerken, besluiten nemen en met elkaar omgaan. Tegelijkertijd blijkt het lastig om bestuurs- en organisatiecultuur stevig vast te pakken. Het is namelijk geen proces, geen structuur en ook geen document dat je kunt eenvoudig kan aanpassen.
Dat maakt bestuurs- en organisatiecultuur spannend. Het is vaak lastig zichtbaar, daarmee moeilijk stuurbaar en zelden snel te veranderen. Wie het gesprek erover begint, weet bovendien nooit precies wat er loskomt. Bestuurs- en organisatiecultuur laat zich nu eenmaal niet gemakkelijk vangen.
Juist daarom vinden veel organisaties het spannend om de bestuurs- en organisatiecultuur onder de loep te nemen. En toch is dat geen reden om het onderwerp uit de weg te gaan. Integendeel. Juist wanneer samenwerking stroef verloopt, besluiten moeizaam tot stand komen of dezelfde vraagstukken blijven terugkeren, speelt bestuurs- en organisatiecultuur vaak een belangrijke rol. Het ligt regelmatig aan de basis van hardnekkige patronen in samenwerking en besluitvorming en is bovendien een belangrijke reden voor vertrek van medewerkers.
We moeten er dus iets mee. Maar de vraag is: hoe maak je een ongrijpbaar onderwerp hanteerbaar?
Onze aanpak: bestuurs- en organisatiecultuur hanteerbaar maken
In ons werk helpen wij veel organisaties met vraagstukken rondom structuur, sturing en governance. Daarbij valt regelmatig op dat een heldere organisatiestructuur of sturingsfilosofie pas écht impact heeft, wanneer het aansluit bij de heersende bestuurs- en organisatiecultuur. Bestuurs- en organisatiecultuur bepaalt uiteindelijk of de bedoeling achter die inrichting ook daadwerkelijk zichtbaar wordt in de praktijk.
Daarom onderzoeken wij bestuurs- en organisatiecultuur niet als een allesomvattend begrip, maar versmallen we haar bewust naar twee concrete invalshoeken waarvan wij zien dat ze in vrijwel iedere organisatie bepalend zijn:
- het samenspel tussen gemeenteraad, college en ambtelijke organisatie;
- de mate van sociale veiligheid.
Juist door deze versmalling wordt bestuurs- en organisatiecultuur concreet, zichtbaar en vooral hanteerbaar.
Het samenspel laat zien hoe bestuurs- en organisatiecultuur in de praktijk werkt
Samenspel gaat over de manier waarop gemeenteraad, college van B&W en ambtelijke organisatie samen uitvoering geven aan hun rollen, taken en verantwoordelijkheden. Deze drie actoren zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. Wanneer het in één deel van het systeem schuurt, heeft dat vrijwel altijd effect op de andere delen. In het samenspel kijken we daarom in het bijzonder naar twee elementen.
- Rolduidelijkheid en rolzuiverheid
Hoe duidelijk is ieders rol, en in welke mate wordt die rol ook zuiver ingevuld? In de praktijk zien we vaak dat rollen voor betrokkenen zelf al niet volledig helder zijn, laat staan voor anderen. Dat maakt het lastig om rollen zuiver in te vullen. Tegelijkertijd zien we regelmatig verschillen in perceptie: waar de één vindt dat hij zijn rol zorgvuldig vervult, ervaart de ander dat heel anders. Het zal u niet verbazen dat we zelf vaak geneigd zijn ons eigen handelen als passend te zien, en dat van de ander kritischer te beoordelen. Hoewel dat soms terecht is, wijst het in veel gevallen ook op spanning in de onderlinge interactie.
- Sociale cohesie (wederzijds respect en vertrouwen)
Daarom kijken we in het samenspel altijd ook naar de kwaliteit van de onderlinge relaties. Is er sprake van wederzijds respect en vertrouwen? Is er ruimte voor constructief conflict, of worden spanningen vermeden of juist op scherp gezet? En in hoeverre spreken actoren elkaar aan op gedrag en verwachtingen? Juist deze sociale cohesie bepaalt of verschillen productief worden gemaakt of juist leiden tot verwijdering. Het is dus niet een aanduiding voor ongewenste gedrag zelf.
Deze aanpak maakt bestuurs- en organisatiecultuur hanteerbaar
Door bestuurs- en organisatiecultuur te versmallen naar samenspel en sociale veiligheid, onderzoeken we niet langer het begrip zelf maar hoe bestuurs- en organisatiecultuur zich uit in het dagelijks handelen van mensen. Juist daar wordt cultuur concreet. En juist daar ontstaan ook de mogelijkheden om organisaties in beweging te brengen.
Dat helpt organisaties op drie manieren:
- Ten eerste maken we bredere patronen en gedragingen inzichtelijk. Door te analyseren hoe rollen worden ingevuld en hoe mensen met elkaar omgaan, ontstaat zicht op terugkerende dynamieken in plaats van losse incidenten.
- Ten tweede worden deze patronen bespreekbaar. Dat blijft weliswaar spannend, maar doordat het gesprek gaat over hoe het samenspel functioneert, en niet over wie er ‘fout’ zit, blokkeert het gesprek minder snel.
- Ten derde wordt cultuur daarmee daadwerkelijk veranderbaar. Doordat organisaties beter begrijpen wat er speelt en waar het in de interactie schuurt, ontstaat overzicht en handelingsperspectief. Dat geeft vertrouwen: niet dat alles eenvoudig op te lossen is, maar wel dat er concrete aangrijpingspunten zijn om beweging te creëren.
Onze aanpak is onderzoekend, beschrijvend en analytisch. We richten ons niet op individuen, maar op de patronen in hun onderlinge interactie. Daardoor verschuift het gesprek vanzelf van personen naar patronen. Dat voorkomt dat onze onderzoeken een persoonlijke afrekening worden en helpt organisaties om met meer openheid naar zichzelf te kijken.
Inzicht is de eerste stap naar beweging
In onze opdrachten merken we dat het helpt om bestuurs- en organisatiecultuur af te kaderen. Door in onze onderzoeken te focussen op patronen in het samenspel, ontstaat een perspectief dat herkenbaar én hanteerbaar is. Daarmee komt het onderwerp uit de kramp en in beweging.
Daarmee pretenderen we niet dat bestuurs- en organisatiecultuur eenvoudig of snel te veranderen is. Organisaties zijn voortdurend in beweging en hun cultuur beweegt mee. Wat wél mogelijk is, is inzicht krijgen in de patronen die samenwerking versterken of juist belemmeren. Door die patronen zichtbaar en bespreekbaar te maken, ontstaat ruimte om bewust andere keuzes te maken.
En precies dáár begint wat ons betreft duurzame, toekomstbestendige verandering.
Project
Samenwerking & Fusie
Voor de gemeente Renkum begeleidde & Van de Laar het onderzoek naar de bestuurlijke toekomst, waarbij vier scenario’s werden verkend: fusie met Arnhem, Wageningen of Rheden, of splitsing van de zes dorpen. Aanleiding waren de noodzaak tot samenwerking om het voorzieningenniveau te behouden en uiteenlopende politieke en inhoudelijke gevoeligheden, met als doel de gemeenteraad een integraal en weloverwogen beeld te bieden voor een duurzame bestuurlijke keuze.
Project
Samenwerking & Fusie
Voor de gemeente Heemskerk schreef & Van de Laar een position paper over een mogelijke bestuurlijke fusie met Uitgeest, waarin waarden, ambities en condities van Heemskerk centraal staan. Aanleiding waren de verschillende fusieopties van Uitgeest en de noodzaak tot zorgvuldige afweging van identiteit, voorzieningen en regionale samenwerking, met als doel de raad en het college een stevige basis te bieden voor goed onderbouwde besluiten over de bestuurlijke toekomst.
Project
Sociaal domein
SKIP heeft de leidraad ‘Drugs bij evenementen’ ontwikkeld om gemeenten praktisch te ondersteunen bij de aanpak van drugsgebruik tijdens risicovolle evenementen. & Van de Laar evalueert deze pilot onafhankelijk door ervaringen, processen en casussen te analyseren, met als doel lessen te trekken voor een mogelijke landelijke toepassing.
